Het bestuur van de KNNV, overwegende dat het gewenst is dat met betrekking tot het declareren van onkosten die ten behoeve van de vereniging worden gemaakt, nadere regels worden vastgesteld, gelet op artikel 4, lid 1, 2 en 3 van het Huishoudelijk reglement,
Besluit:
Artikel 1 – Algemeen
Onder de daartoe bevoegde verstaat dit Besluit de penningmeester indien en voor zover de vergoeding niet meer bedraagt dan € 1.000,00 en het bestuur indien en voor zover de vergoeding niet meer bedraagt dan € 5.000,00.
Artikel 2 – Regels voor het declareren van onkosten betreffende een reis
De vergoeding wordt alleen verstrekt voor het voorbereiden of uitvoeren van activiteiten die in het belang zijn van de vereniging en ten goede komen aan de leden van de afdeling, zoals bestuursvergaderingen (incl. Algemene Ledenvergadering), werkgroepvergaderingen, uitvoeren van promotieactiviteiten etc., zulks ter beoordeling van het bestuur.
Voor het declareren van onkosten betreffende een gemaakte reis komen ten hoogste de werkelijk gemaakte kosten in aanmerking.
Een reis dient zoveel mogelijk met de laagste klasse van het openbaar vervoer te worden gemaakt.
Indien openbaar vervoer niet mogelijk of niet doelmatig is, dient de daartoe bevoegde vooraf toestemming te verlenen om met een auto de reis te maken, doch uitsluitend in het geval dat het reizen met een auto duurder is dan met het openbaar vervoer.
Voor het declareren als bedoeld onder 3. is een kilometervergoeding van toepassing die door het bestuur jaarlijks wordt vastgesteld.
Het in lid 1. tot en met 4. bepaalde is uitsluitend van toepassing op een reis binnen Nederland.
Voor een reis buiten Nederland worden voor het declareren de regels per reis door het bestuur vastgesteld.
Artikel 3 – Regels voor het declareren van onkosten, niet betreffende een reis
Onkosten, niet betreffende een reis (kantoorartikelen, etc.) kunnen alleen met toestemming vooraf van het bestuur gedeclareerd worden.
Voor het declareren van onkosten, komen ten hoogste de werkelijk gemaakte kosten in aanmerking.
Bij een declaratie van onkosten, niet betreffende een reis, dienen betalingsbewijzen te worden overgelegd.
Artikel 4 – Indienen van de declaratie
Een declaratie geschiedt te allen tijde schriftelijk.
De declaratie wordt ingediend bij de penningmeester.
De aanspraak op een vergoeding vervalt indien de declaratie niet binnen zes maanden na de maand waarop de declaratie betrekking heeft, is ingediend.
Van de periode van zes maanden als bedoeld onder 3. kan door het bestuur worden afgeweken.
De vergoeding mag niet worden verrekend met betaling van contributie of iets dergelijks.
Artikel 5 – Controle van de declaratie
De declaratie wordt gecontroleerd door de penningmeester.
Van de controle als bedoeld onder 1. wordt op de declaratie aantekening gemaakt.
Artikel 6 – Betaalbaarstelling van de declaratie
De declaratie wordt betaalbaar gesteld door de penningmeester.
Van de betaalbaarstelling als bedoeld onder 1. wordt op de declaratie aantekening gemaakt.
Artikel 7 – Afwijkingsbevoegdheid
De penningmeester is, met inachtneming van het bepaalde in artikel 1, bevoegd om van de regels als bepaald in de artikelen 2, 3 en 4, lid 3. gemotiveerd af te wijken. In voorkomend geval wordt het bestuur zo spoedig mogelijk daarvan in kennis gesteld.
Indien een beroep op de bevoegdheid als bedoeld onder 1. niet wordt gehonoreerd, kan hiertegen bezwaar worden gemaakt bij het bestuur.
Van de afwijking als bedoeld onder 1. wordt op de declaratie aantekening gemaakt.
Artikel 8 – Slotbepalingen
Bij dit Besluit behoort een Algemene toelichting en een Artikelsgewijze toelichting.
Dit Besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag volgende op die waarop namens het bestuur van de KNNV de voorzitter en secretaris het Besluit hebben getekend.
Een kopie van dit Besluit wordt ter kennis gebracht aan de leden van het bestuur en aan de kascommissie als bepaald in artikel 10 van de Statuten en aan de secretaris van het bureau.
Dit Besluit kan worden aangehaald als: Declaratiebesluit van de KNNV Heuvelrug
Zeist, 10 juni 2018
Namens het bestuur van de KNNV, afdeling Zeist, Heuvelrug en Kromme Rijn
De voorzitter, De secretaris,
N. Bolle S. Laanbroek
In ons huishoudelijk reglement staat:
DE ONKOSTENVERGOEDING
Artikel 4
Het lid dat onkosten maakt ten behoeve van de vereniging ontvangt daarvoor van de vereniging een vergoeding.
De onkostenvergoeding, als genoemd in lid 1, is nader bepaald in het Declaratiebesluit van de vereniging.
Het Declaratiebesluit wordt vastgesteld door het bestuur.
in 2018 is het tarief voor kilometervergoeding: € 0,19 per kilometer.
Afdeling Zeist Heuvelrug Kromme Rijn
